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淺析機關后勤管理工作理論研究的主要內容與作用

 

吳愛明  李紫微

 

    機關后勤管理是一個復雜多變的有機體。如何從經驗管理上升到科學管理,是高效實現機關后勤管理目標的關鍵。

    一、機關后勤管理理論涉及的主要內容

    機關后勤工作涉及辦公服務和生活保障等方面,涵蓋人員、財物、事務、信息多個維度,相關理論闡述也主要從這些方面展開。
    (一)人員管理
    要形成通才與專才結合的隊伍體系。機關后勤管理的專業化并不排斥一般行政人員的管理,后勤管理中存在兩類組織體系:一類是注重專長發揮的專業人員組織體系,另一類是注重行政的一般人員組織體系;其次要對機關內的不同部門分類管理。分類基礎上的機關后勤管理,與外部行政管理一道,共同構成行政管理的基礎。
    (二)財物管理
    要通過財物的科學調配激勵工作人員,基于購買分配、維修調撥等環節的科學管理,為后勤管理的高效提供物資保證。行為主義學派認為,刺激作用于人會產生相應的行為。要高效開展機關事務管理,就需要以生活服務、交通基建、環境等方面的營造和維護,通過不同部門間財物的科學配置,引導產生預期的行為。
    (三)事務管理
    事務管理涉及辦公程序、辦公環境管理、公文處理、服務性事務管理等內容,要遵循法制化、科學化、規范化原則,不斷提高事務管理的水平和質量。
    (四)信息管理
    信息管理方面,要充分發揮機關互通上下、聯系左右的功能,準確及時傳遞信息,保障決策科學和執行高效,并追蹤執行情況實現信息反饋。為上下級提供信息,協調各方推動職能部門正常運轉。此外,后勤管理也要根據信息在吸收環境的新因素中不斷調整,實現動態平衡。并根據信息的反饋,調整服務保障水平,實現資源優化配置和行政效能提升。

    二、機關后勤管理理論研究的作用

    機關后勤管理理論研究為后勤管理工作的開展,提出了需要遵循的組織結構和管理原則。
    (一)構建科學的后勤組織架構
    要想順利開展機關后勤管理工作,首先就要建立一個層次分明、制度合理、協同有力的組織,通過設立機構、明確地位、賦予權力并界定責任,以此為后勤管理提供組織保障。組織架構的穩定能夠維護后勤管理良性運轉。機關管理現代化所體現出的權責清晰、分工明確,構成了合理合法組織的重要特征。通過區分公共事務與機關事務、財物供應與信息傳遞,在穩定后勤工作組織架構中提高效率,保障行政管理活動的開展。
    (二)樹立科學合理的后勤管理原則
    機關后勤工作為行政職能活動的展開提供基本保證,工作結果的好壞直接影響政府行政的效能,機關后勤工作對處理公共問題、滿足公共需求發揮著關鍵作用。另一方面,機關事務管理效能低下的影響范圍更廣,容易造成國家財力和公共資源的浪費,并限制政府職能目標的實現。
    (三)促進機關后勤工作從經驗管理走向科學管理
    將機關后勤工作積累的豐富經驗進行深化,從中探索出機關后勤工作的一般規律,可用于機關后勤工作的普遍指導,促使機關后勤工作從傳統經驗管理向現代科學管理轉變。

    三、進一步深化機關后勤理論研究

    在已經確立合理合法組織架構的基礎上,后勤理論研究需要在管理方面取得突破,通過明確管理原則和方法,充分發揮組織結構的功能,實現服務與保障的目標。
    (一)革新研究方法
    從單科研究到科際研究。機關后勤管理屬于行政管理學的一個專門研究領域,同時與其他學科理論相互綜合、交叉、滲透,因此要重視與機關后勤管理密切相關的政治學、管理學、經濟學、社會學、心理學、行為科學等其他社會科學理論的研究,并注意吸收自然科學中有關學科的科研成果,以不斷豐富機關后勤管理的研究內容。
    從靜態研究到動態研究。除了對機關后勤管理原理與原則的探討,還要以動態的研究代替靜態的研究、從定性研究到與定量分析并重。
    從效率的研究到價值的研究。機關后勤管理要追求最大的效率和效果、注重事實和方法,但還要注意目的和宗旨,重視價值判斷和價值研究,以適應社會的變遷。
    多研究方法并用。要吸收、引進一切先進的科學手段、技術與模式,轉變管理觀念,革新一切不適應時代要求的方法,同時繼承傳統遺產,綜合運用案例研究、比較研究等新方法與傳統的思想政治工作方法、群眾路線方法等相結合,引領機關后勤管理理論飛躍發展。
    (二)拓展機關后勤管理的研究領域和研究內容
    平衡分工協作與統一指揮。一方面,后勤工作復雜瑣碎,要求依據控制幅度和同質性展開精細的分工。同時,統一指揮也是必然選擇。因此,需要合理處理專業分工與統一管理的關系。
    實現機關后勤管理的現代化。在延續模糊管理、定性管理的基礎上,還要根據科學技術的發展,借鑒企業管理的科學方法,運用績效管理、戰略管理、目標管理、全面質量管理、電子政務等工具,實現從設備到人的管理現代化。
促進機關后勤工作的市場化、社會化。既要進一步提升機關后勤工作的專業化水平,也要深化研究非核心業務外包,通過運用競爭機制削減非核心事項,以更好地應對服務壓力和財政壓力。
    協調服務與保障關系。明確界定服務機關的獨立性與自由裁量權,妥善處理好服務者與被服務者的關系,保障服務對象利益。解決節約資金與提高服務水平的矛盾,發揮好機關后勤的服務保障功能。

 


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